El trabajo vía remota es una actividad que llegó para quedarse. Cada vez más empresas ponen en práctica la coordinación de equipos que colaboran de forma descentralizada y donde, técnicamente, sus miembros podrían estar en cualquier punto del mundo.
Pero la coordinación, la motivación, las metas y los estilos de trabajo deben ser revalorados ante esta innovación en la vida laboral, pues el contacto humano, la cercanía física y la forma directa de atender los problemas posible gracias a la concentración de los equipo de trabajo en una oficina, deja de existir y pone a los líderes ante el reto de mantener la funcionalidad del equipo en esas condiciones.
Algunos de los temas que el líder virtual de un equipo debe tomar en cuenta son:
- Canales de comunicación: Debe definir bajo qué sistema se realizarán reuniones o llamadas virtuales; un punto de contacto donde se aloja la información y los insumos necesarios para que puedan ser consultados y editados por el equipo, así como por su líder.
- Agenda coordinada de trabajo: El calendario de trabajo implica que el equipo debe tener acceso capacidad de consultar y notificar a los compañeros del equipo acerca de los avances, reuniones, resultados y demás actividades de importancia para mantener el adecuado flujo del funcionamiento de la empresa o negocio.
- Enfoque a objetivos y resultados concretos: es muy importante generar objetivos, metas y visión por proyecto que deben considerar las condiciones bajo las cuales se dará el flujo de las actividades para cada miembro del equipo, los cuales deben quedar claramente establecidos y en función de las capacidades tecnológicas disponibles.
- Tecnología: lo ideal es que cada miembro cuente con herramientas tecnológicas compatibles y homogéneas. Esto implica evaluar aspectos técnicos como el software y hardware con que cada miembro del equipo cuenta, a fin de evitar que en el trabajo compartido no se generen obstáculos que retarden el uso de los distintos productos que se deben realizar. Para ello es necesario contar con un plan de apoyo tecnológico dirigido a mantener la productividad y la conectividad entre los miembros del equipo.
- Equipo de trabajo: es necesario crear relaciones virtuales coordinadas mediante calendarios y sistemas de comunicación virtual con los cuales el equipo se mantenga pendiente y motivado, incluyendo la capacitación de aquellos miembros que no estén familiarizados con las herramientas que están utilizando. Es importante también contar con mecanismos de supervisión destinados a verificar la presencia de los miembros del equipo de trabajo a fin de garantizar que se está cumpliendo con las horas de trabajo destinadas a la empresa.
- Comunicación abierta: cada miembro del equipo virtual se adaptará a trabajar en distintos horarios, tendrá diferencias culturales y distintos enfoques para cumplir con su función. Es importante mantener canales de comunicación, niveles de acceso a la información y una estructura de lenguaje sencilla y clara, además de un espacio común donde se puedan compartir las actividades, dudas, problemas y demás temas que son de interés compartido para cada integrante del equipo.
- Manejo de información documental: se requiere contar con un método y un sistema compartido en el cual se podrá acceder a la consulta y edición de los documentos y productos de la empresa, en el cual se cuente con estándares de uso compartido, cambios y notificaciones, de manera que el equipo esté al tanto de ellos y ajuste sus propios productos a las modificaciones realizadas.
La vida laboral en entornos virtuales está en constante evolución y son cada vez más los negocios y empresas que se suman para aprovechar los beneficios del trabajo bajo este método. Un líder de proyecto debe actualizarse constantemente y estar a la vanguardia para optimizar los resultados. La formación en estos ámbitos es relativamente nueva, pero como se ha dicho, llegó para quedarse, por tanto, es de vital importancia capacitarse para adaptarse a las circunstancias, pues ahora y en el futuro, mucho del éxito de los negocios dependerá de este modo de trabajo.