Un plan de implementación juega un papel súper importante en el desarrollo y ejecución de ideas, metodologías o proyectos para empresas y organizaciones. Según algunas investigaciones, las empresas con un plan de implementación y ejecución experimentaron un 70 % más de rentabilidad que las que no lo tenían.

Entonces, ya sea que esté iniciando un nuevo negocio, reuniendo un nuevo equipo o probando una nueva estrategia, no se puede simplemente sumergirse y gastar dinero en la primera solución que se presente.

La planificación estratégica de proyectos es una parte crucial de una empresa exitosa, como cualquier otra decisión directiva que se tome. Es por eso que necesita un plan de implementación del proyecto que lo ayude a tomar nuevas decisiones comerciales. ¡Veamos cómo puedes producir uno!

Definición de un plan de implementación del proyecto

El plan de implementación facilita una política, algoritmo, estándar, especificación, diseño, modelo, idea o plan al definir los pasos que los miembros de la organización deben seguir. Por lo tanto, se presenta un plan de implementación como pasos documentados que se deben seguir para lograr resultados exitosos.

Por lo general, una organización crea un programa interno para el plan de implementación, que se utiliza para respaldar el plan estratégico. Ahora, usted debe estar preguntándose ¿qué es un plan estratégico?. Este tipo de plan está diseñado para guiar las decisiones organizacionales, los próximos proyectos y los cambios en una empresa. Una vez que traza un plan estratégico, se elabora el plan de implementación para darle vida al plan estratégico.

Luego, el plan de implementación divide las tareas en pasos identificables, crea un cronograma para todo el proyecto y divide las responsabilidades y deberes entre los miembros del equipo involucrados.

Por lo tanto, el plan de implementación tiene como objetivo implementar la estrategia de la organización de manera eficiente y establecer procesos paso a paso que deberían llevar el proyecto al éxito.

Escribir un plan de implementación del proyecto

Cuando se trata de un plan de implementación, no existe una solución única para todos. Con esto en mente , recopilamos en este articulo los pasos más o menos universales y que se pueden aplicar a varios proyectos.

1.-Investigación:

Comience por identificar todo lo que necesita para la ejecución de su plan de implementación. Por ejemplo:

• ¿Qué miembros del equipo deben participar en el logro de los objetivos estratégicos?
• ¿Cuánto tiempo le tomará hacer realidad esos objetivos?
• ¿Cuánto dinero y recursos necesitas?

Si entrevista a miembros del equipo, socios clave y partes interesadas, determinará las asignaciones más urgentes y las priorizará respectivamente. En este punto, es aconsejable hacer una lista de todos los objetivos que se desean alcanzar.

2.-Determinar supuestos y riesgos:

Esta etapa actúa como una extensión de la anterior. Las suposiciones y los riesgos son cualquier cosa que pueda influir en la ejecución de su plan de implementación, como la pérdida de personal, problemas de presupuesto, inestabilidad del mercado entre otros factores.

3.-Asignar responsabilidades:

Cada actividad en su plan de implementación debe incluir un responsable principal para que sea su propietario. Si desea asignar tareas correctamente, el asignado tendrá que delegar, lo que significa que deberá asegurarse de que no haya obstaculos laborales o de comunicación para poder así realizar un seguimiento de la productividad del equipo al completar tareas.

4.-Identificar actividades

La identificación de actividades es uno de los pasos más importantes del plan de implementación. Le ayudará a completar todas las pequeñas actividades para completar alrededor de su plan.

¿Qué pasos componen a un plan completado?

• ¿Cuáles son las actividades requeridas para finalizar cada paso?
• ¿A quién vas a involucrar en el plan?
• ¿Cuáles son las demandas de las partes interesadas?
• ¿Qué recursos asignarás?
• ¿Deberías contemplar enumerar algún hito (Logro importante)?
• ¿Hay riesgos involucrados en base a las suposiciones?

Elementos esenciales para implementar un nuevo proyecto o iniciativa

La implementación generalmente incluye la ejecución de mejoras de procesos que desarrollamos a lo largo del ciclo de vida de un proyecto. Estos son un par de elementos de implementación que considerar antes de poner manos a la obra: trabajo de planificación, tareas y subtareas, tiempo, personas y recursos.

Por lo general, agregamos un par de pasos de comprensión a estos elementos de planificación, que explican por qué el proyecto funcionó o no funcionó. Un plan de implementación exitoso cubre al menos cinco elementos esenciales: plan de trabajo, presupuesto y recursos, accionistas, gestión y evaluación de riesgos y control de calidad.

Elementos de un buen plan de implementación

Estos son los elementos de un plan de implementación exitoso:

1.- El plan de trabajo

Determine qué sucederá con todos los involucrados en la mejora del proceso o proyecto. Se trata de crear una visión clara del alcance basado en el cual se llevará a cabo la mejora. El alcance implica, conocer las areas de cambio. Por ejemplo, cambios en los suministros, recursos y procesos.

2.-Plan de recursos

Durante esta etapa, se finalizan todas las compras, recursos y fondos del proyecto. Por ejemplo, los recursos pueden incluir muchas cosas, como gastos generales, cambios de personal o tiempo. Es fundamental verificar los recursos disponibles y obtener la aprobación adecuada para utilizarlos. De lo contrario, su proyecto no logrará la ganancia deseada.

3.-Plan de gestión de partes interesadas

Las partes interesadas deben estar 100% de acuerdo con el plan de implementación del proyecto. Cualquiera que se vea afectado, aunque sea remotamente, por la implementación debe ser considerado parte interesada. Esto involucra al propietario del proceso, algunos clientes y proveedores afectados por este proceso. El objetivo aquí es que todas las partes interesadas apoyen la implementación.

4.-Evaluación de riesgos

El plan de evaluación de riesgos sirve como una etapa en la que hacemos un análisis de "Modo de Falla" existente en torno al plan de implementación. En corto esto nos permite crear un plan de contingencia en caso de que nuestros resultados no sean los deseados.

5.-Control de calidad

Por último, pero no menos importante, tenemos un control de calidad ampliamente utilizado para monitorear las ganancias del proyecto. Además, asegúrese de verificar que el plan de implementación cubra todo el alcance del proyecto en el "acta de constitución del proyecto" (Esto es el documento donde incluyes todos los datos que mencionamos en este artículo).

Beneficios de un plan de implementación del proyecto bien documentado

Un plan de implementación considera todos los recursos de la organización y crea un plan táctico para llevar a cabo la iniciativa que se sugiere en su proyecto. Además, juega un papel crucial en el éxito de su plan estratégico. Es posible que tenga una estrategia o un plan de hierro, pero no le servirá de nada si no pone ese plan en acción & si el resto de la organización no conoce el plan. Repasemos los beneficios del plan de implementación que puede experimentar.

Asegura la claridad

Si decide escribir un plan de implementación, aclarará mejor las cosas que necesita hacer o mejorar. Cuando está arrinconado y obligado a pensar las cosas, es una gran idea documentar todo y hablar con la alta gerencia y los miembros del equipo para que todos participen.

Mantiene a todos comprometidos

El plan de implementación identifica todas las tareas que deben realizarse, quién debe realizarlas y cómo realizarlas. Esto significa que todos están comprometidos y a bordo mientras se elimina cualquier tipo de duda o confusión. Cuando cada miembro del equipo conoce sus funciones y responsabilidades, es más fácil realizar un seguimiento del progreso.

Mejor cooperación

Trabajar en cualquier proyecto exige la colaboración y cooperación de numerosos empleados. Cuanto mejor sea la cooperación entre los miembros del equipo, mejor será la ejecución general del proyecto.

Problemas comunes del plan de implementación

Compromiso excesivo: muchas opciones pueden parecer beneficios, por lo que es más fácil aceptarlas todas que priorizar los recursos de manera realista.

Objetivos mal definidos: como resultado de no dedicar suficiente tiempo a establecer objetivos o tratar de hacer felices a todos ofreciéndoles metas que son difíciles de implementar.

Mal plan de implementación: al escribir un plan de implementación, asigna recursos irrealistas o no tener un plan de contingencia pueden ser catastroficos. No hacer nada de esto puede crear confusión y objetivos perdidos.

Aprobación falsa: difícil de detectar antes de que suceda. A veces, uno de los miembros de su equipo pretenderá estar de acuerdo con su plan, pero albergará algunas reservas sobre la ejecución.

Distracción: una trampa común. Por ejemplo, muchos directores ejecutivos se distraen con el "sabor del mes" o una "buena idea" que leen en el último artículo.