El inicio de la pandemia mundial convirtió a "Home Office/Trabajo Remoto" en un término regular en nuestro vocabulario. Lo que siguió fue un cambio masivo en la forma en que se realiza el trabajo. El trabajo ahora se ha expandido desde solo en la oficina a tiempo completo o a distancia a tiempo completo a un espectro completo de horarios diferentes. Las variedades adicionales ahora son: 

• En su mayoría trabajo remoto (4 días a la semana), 
• Modelo híbrido (una combinación de trabajar desde casa y trabajar desde una oficina) y 
• Trabajar desde casa ocasionalmente

Con el 48% de los empleados mostrando una preferencia por el trabajo remoto en lugar de estar en la oficina, está claro que los arreglos de trabajo flexibles no van a ninguna parte. El desafío para los empleadores ahora es: cómo dar a los trabajadores los horarios que desean mientras mantienen los mismos o más altos niveles de productividad y confianza.

Si bien no hay una respuesta única para esta pregunta, afortunadamente, toneladas de excelentes aplicaciones y herramientas pueden hacer que la administración de personas en todas las ubicaciones sea mucho más accesible.

A continuación, he enumerado los tips que encontré más útiles en mi práctica remota de cinco años que puede aprovechar de inmediato en su lugar de trabajo.

Usar software basado en la nube

El software en la nube existe desde hace más de dos décadas, pero muchas empresas aún eligen soluciones locales.

El software en las instalaciones se instala localmente en un dispositivo específico, lo que hace que sea imposible acceder sin estar en un lugar en particular o tener un dispositivo específico en su poder. Las soluciones locales suelen ser más caras de mantener y más difíciles de escalar, lo que dificulta el crecimiento y la flexibilidad de una organización.

Las soluciones en la nube permiten que sus empleados accedan a información importante desde donde se encuentren, lo que se ha convertido en una función imprescindible en lugar de "agradable" en organizaciones remotas y compatibles con sistemas híbridos. No solo son más rentables y escalables, sino que también son mucho más fáciles de mantener y actualizar. Cuando se realicen cambios en el dispositivo de alguien, se sincronizarán en todos los dispositivos. Del mismo modo, sus empleados podrán actualizar el software en la nube a las versiones más recientes sin tener que invertir en ningún equipo adicional.

Puede implementar tecnología basada en la nube en muchas funciones diferentes en su organización. Desde compartir documentos y archivos hasta resultados de llamadas, el almacenamiento basado en la nube lo ayudará a optimizar sus operaciones. Nosotros por ejemplo somos fans de las siguientes plataformas:

• HubSpot: Esta plataforma es la que usamos para la administración de nuestras admisiones & cobranza
• MIRO: Es una plataforma colaborativa la cual utilizamos para documentar y planificar nuestras estrategias de trabajo. Nos gusta por que tiene un toque creativo, visual y ágil
• Microsoft Teams: Esta plataforma la usamos para comunicarnos en general
• Webex: Esta es nuestra herramienta para nuestros programas de entrenamiento
• E-volve: Esta plataforma es interna. Local gestiona nuestra creación de contenido nuevo para clases

Invertir en herramientas de seguridad

Las situaciones de trabajo híbrido y remoto requieren herramientas de inicio de sesión seguras para ayudar a todos a acceder a la información desde múltiples ubicaciones y dispositivos.

Los servicios como Okta y OneLogin brindan a sus empleados un acceso rápido a las herramientas más importantes que necesitan mientras mantienen un mayor nivel de seguridad a través de la doble autenticación.

Los empleados deben autenticar cada inicio de sesión a través de una serie adicional de pasos y controles de verificación, lo que dificulta que su organización sea pirateada. Puede asegurarse de que cada empleado tenga acceso solo a las aplicaciones que absolutamente necesitan a través de los servicios y aplicaciones de seguridad. Dar acceso selecto también hace que su organización sea más segura.

Si sus empleados necesitan acceso a todas las herramientas, considere usar un administrador de contraseñas. Los administradores de contraseñas, como LastPass o 1Password, ayudarán a sus empleados a pasar de un software a otro sin tener que escribir sus contraseñas cada vez.

Simplificar las experiencias de inicio de sesión de sus empleados no solo mejorará la productividad y hará que el trabajo sea más accesible, sino que también reducirá la cantidad de tickets de ayuda que recibe su departamento de TI/Computación.

Elija sabiamente sus herramientas de comunicación

Si su lugar de trabajo ofrece trabajo híbrido o remoto, su oficina virtual debe permanecer súper funcional y transparente tanto en línea como fuera de línea. El primer paso en ese esfuerzo es comunicarse adecuadamente y tener toda la información necesaria disponible para todos en movimiento.

Para evitar perderse, comience a mapear todos los canales de comunicación que cada tipo de empleado necesitará usar según su estilo de trabajo, los proyectos en los que participa y la cultura que está fomentando. Algunos logros en que enfocarse mientras estas en tu camino para dominar el trabajo híbrido:

1. Haz que la comunicación sea clara desde el principio

Si está contratando trabajadores híbridos o remotos, no solo necesita usar herramientas como correo electrónico y software de videoconferencia para la incorporación, sino que también puede usar un software de pizarra como Miro para demostrar cada paso de su proceso de incorporación, la estructura de la empresa, etc.

Otra alternativa es realizar un seguimiento de su proceso de incorporación a través de Google Sheets o Notion. Puede usar estas herramientas para trazar las expectativas de la empresa para cada función y los protocolos de comunicación entre los diferentes miembros del equipo y departamentos.

2. Elija un software de recursos humanos

También necesitará un software de recursos humanos que muestre los detalles de los salarios y cheques de pago de los empleados, haga un seguimiento de los días de descanso y de baja por enfermedad que les quedan, y brinde información sobre impuestos, promociones y bonificaciones.

Un software como BambooHR puede hacer que este tipo de información sea visible y de fácil acceso para los gerentes.

3. Crear bases de conocimiento

Las bases de conocimiento, por definición, sirven como centros de información para sus empleados.

Su base de conocimientos podría contener, por ejemplo, tutoriales sobre cómo usar cierto software, guías prácticas para los procedimientos y protocolos de la empresa, o pautas de marca y estilo.

Para las fuerzas de trabajo híbridas y remotas, tener una base de conocimientos brinda a todos el mismo acceso y la misma oportunidad de estudiar y hacer referencia a los documentos de la empresa. Puede usar software de recursos humanos o herramientas en línea para crear fácilmente wikis y bases de datos de la empresa.

La mayoría de las herramientas de software de la base de conocimientos le permitirán otorgar acceso de edición a las partes adecuadas, para que pueda actualizar sus documentos cada vez que cambien las cosas.

4. Crea canales de comunicación dedicados

Con una fuerza laboral híbrida o remota, es esencial mantener canales dedicados para las comunicaciones de la empresa o de todo el equipo para que todos se mantengan informados.

Es una buena práctica tener canales generales donde la gerencia pueda informar a todos sobre los cambios e iniciativas de toda la empresa y canales separados para cada departamento.

Para fomentar una cultura empresarial sólida, sería útil tener algunos canales dedicados a temas fuera del trabajo, como viajes, mascotas, películas y recomendaciones de música/libros. Estos canales reemplazarán los chats "Informales de Whatsapp" que generalmente ocurren en una oficina llena.

Puede usar software como Microsoft Teams, Slack o Telegram para que sus empleados se mantengan en contacto entre sí.

5. Confíe en los calendarios compartidos

Las herramientas de calendario son imprescindibles para los espacios de trabajo híbridos, ya que deberá realizar un seguimiento de las personas que ingresan a la oficina, el horario de la reunión y la ubicación (en línea/fuera de línea).

Para realizar un seguimiento de los horarios de todos, así como de las vacaciones, los cumpleaños y los aniversarios de la empresa, es una buena idea crear un calendario basado en la empresa o el equipo. Puede usar una herramienta como Google Calendar para crear diferentes calendarios para cualquier función que necesite su organización.

Independientemente de la herramienta que decida utilizar, asegúrese de elegir una asíncrona en lugar de una que exija una respuesta inmediata. Recuerde, los trabajadores híbridos y remotos valoran la flexibilidad, por lo que tener una herramienta flexible les permitirá elegir su horario a su propio ritmo.

Aprovecha al máximo cada reunión

Muchas empresas encuentran que las reuniones remotas son necesarias, incluso sin una fuerza laboral híbrida o remota.

Un estudio de Buffer encontró que el 59% de las empresas tienen empleados en dos a cinco zonas horarias, lo que hace que el software de reuniones remotas sea imprescindible.

Lo más probable es que su empresa necesite tener un software de reuniones como Google Meet o Zoom para organizar reuniones con quien sea, donde sea que se encuentre.

Aquí hay una lista de los elementos más importantes a considerar para que el trabajo funcione mejor para todos al implementar herramientas de reunión remota.

1. Programe llamadas por adelantado siempre que sea posible

Las llamadas programadas sobre la marcha pueden interrumpir el flujo de trabajo de todos y fomentar el resentimiento si se realizan con frecuencia.

Para respetar el tiempo de todos, es mejor programar las reuniones con la mayor anticipación posible. Hay una serie de alternativas cuando se trata de herramientas de programación de calendario.

Si bien ver a todos encender su cámara durante una reunión puede ser excelente para generar familiaridad y cercanía en diferentes horarios de trabajo, tenga en cuenta que la "fatiga de video" es un fenómeno muy real.

Un estudio realizado por la empresa global de personal Robert Half informó que desde el comienzo de la pandemia de COVID-19, el 38 % de los trabajadores remotos se han fatigado al encender sus cámaras durante las llamadas. Es posible que desee considerar la implementación de una política de cámara opcional para ciertos tipos de llamadas para minimizar este problema.

2. Tener una agenda disponible para todos los participantes de una llamada

A menos que sea por razones legales o de confidencialidad, no querrá dejar a sus empleados preguntándose por qué programó una determinada reunión. Si lo hace, puede causar ansiedad y confusión innecesarias, las cuales son malas para la moral.

En cambio, tómese el tiempo para escribir una breve descripción en la invitación al evento cuando programe a través de Calendly, Google, Outlook o Zoom. Si desea ir más allá, puede escribir una descripción aún más larga en una de sus aplicaciones de gestión de proyectos o Google Docs para que todos puedan asistir a las reuniones sintiéndose informados y empoderados.

3. Establezca pautas de etiqueta para reuniones remotas

Si bien las pautas para reuniones remotas pueden parecer de sentido común, esfuércese por escribirlas formalmente.

Esto es especialmente importante para la incorporación de nuevas contrataciones remotas o híbridas.

Sus pautas deben cubrir:

• ¿Qué tipo de ropa es apropiada en las llamadas remotas? ¿Depende de la situación?
• ¿Se supone que las cámaras deben estar encendidas para cada reunión? ¿Bajo qué circunstancias se deben encender o apagar?
• ¿Cuándo deberías silenciarte?
• ¿Cuándo se deben registrar las reuniones? ¿Necesitas pedir permiso para grabar una sesión?
• ¿Cómo deben manejarse las interrupciones o emergencias?
• ¿Cómo se deben hacer las preguntas? ¿Deben los empleados esperar hasta el final de una presentación o deben hacerse preguntas durante todo el proceso? ¿Qué funciones del software de video son apropiadas para hacer preguntas? ¿Pueden y deben los empleados usar funciones de chat o funciones de levantar la mano para hablar?
• ¿Cómo se deben tratar los conflictos de reuniones?
• Si alguien necesita abandonar una reunión remota, ¿cómo debe hacerlo correctamente?

4. Considere la posibilidad de integrar los teléfonos de su empresa con su CRM

Si sus empleados atienden llamadas, debe contar con una herramienta sólida para realizar un seguimiento de la actividad de todos y los resultados de las conversaciones en todas las ubicaciones. De esa manera, todos, desde ventas, marketing y atención al cliente, pueden mantenerse informados sobre el estado de cada cliente, independientemente de su horario de trabajo.

Algunos proveedores de telefonía comercial le permitirán integrarse directamente con un sistema CRM para hacer precisamente esto.

Su centro de contacto comercial omnicanal puede proporcionar a sus equipos transcripciones de llamadas automatizadas y conectarse a su CRM (ya sea a través de una integración existente o personalizada) para almacenar toda la información pertinente sobre sus clientes.

Administrar proyectos y cargas de trabajo correctamente

Dos de las cosas más importantes cuando se trata de gestionar equipos flexibles son:

1. Diferenciar los asuntos de trabajo urgentes de todo lo demás y…
2. Realizar un seguimiento de los flujos de trabajo y entregables de cada proyecto.

Su flujo de gestión de proyectos debe optimizarse y organizarse para que todos entiendan cuáles son las expectativas para cada proyecto y nadie se quede atrás.

1. Deje claros los objetivos y las instrucciones del proyecto

Antes de que los empleados comiencen a trabajar en sus proyectos, asegúrese de que la gerencia establezca objetivos claros y KPI para lo que quieren que logre cada proyecto.

La creación de un resumen detallado del proyecto también es crucial para el éxito de su organización; cuantas menos conjeturas tenga que hacer su equipo, mejor.

Incluya ejemplos de proyectos anteriores o muestras de la competencia. Esto es especialmente necesario para las empresas híbridas o remotas.

2. Establece plazos

Sin todo el equipo en la misma oficina, es más importante que nunca establecer plazos claros para cada tarea y subtarea.

ActiveCollab, Miro & Monday  facilitan el establecimiento de plazos para cada elemento de su lista de tareas pendientes y notifica a cada parte interesada.

3. Programe revisiones de equipo

Para proyectos más grandes, haga que sus equipos programen reuniones de verificación con cada persona involucrada. Esto ayudará a mantener todo en orden y permitirá que sus equipos hablen de ideas entre sí verbalmente en lugar de solo superficialmente.

En general, tener controles uno a uno sobre el trabajo en general es una excelente manera de fomentar el desarrollo profesional, generar lealtad a la empresa y fortalecer las relaciones con los miembros de su equipo.

Ayuda mucho si el equipo hace tiempo para celebrar reuniones individuales de forma regular.

4. Elija el software adecuado

Cada negocio tiene diferentes necesidades cuando se trata de software de gestión de proyectos.

Sin embargo, la mayoría de los equipos necesitan un software que pueda, como mínimo, permitirle realizar un seguimiento del estado de cada proyecto, dejar comentarios sobre el estado del trabajo y organizar o agrupar proyectos en categorías o etapas específicas.

Estos son algunos de los software en nube de manejo y gestión de proyectos que recomendamos:

• MIRO: Increíble para equipos que requieren mucha ayuda visual. Curva de aprendizaje rápida
• ActivCollab: El mejor método para gestionar trabajar con freelancers. Conecta el sistema de nómina y el de trabajo hecho y entregado. 
• Monday: Muy buen sistema para gestionar proyectos complejos. 

5. Tenga un proceso establecido para la retroalimentación

No es ningún secreto que completar un proyecto con un equipo híbrido o remoto puede ser complicado.

La implementación de comentarios después de que se completa un proyecto, ya sea positivo o negativo, puede afectar significativamente a sus empleados y a la organización en general.

Dar retroalimentación no solo puede reducir la tasa de rotación de su empresa en un 15 %, sino que también garantizará que cada proyecto se desarrolle mejor que el anterior.

Trabaja inteligentemente y no duro

La comunicación sólida es más importante ahora que nunca en el lugar de trabajo.

Con horarios de trabajo flexibles, su organización y sus empleados se beneficiarán enormemente al contar con herramientas que facilitan las tareas diarias.

Obtener acceso al uso compartido de documentos, la comunicación por video, la mensajería y el almacenamiento de contraseñas basados en la nube permitirá que sus empleados prosperen, sin importar dónde se encuentren.